Koszty paliwa poniesione podczas podróży służbowej

Na jakim koncie kosztów rodzajowych spółka powinna ująć koszty zakupionego przez pracownika paliwa do samochodu służbowego w trakcie delegacji? Paliwo jest opłacane kartą paliwową, kartą służbową płatniczą lub rozliczane w ramach wypłaconej pracownikowi zaliczki.

Faktury dokumentujące zakup paliwa powinny być ujmowane w księgach rachunkowych pytającej jednostki według ogólnych zasad obowiązujących w jednostce. Koszty z nich wynikające powinny być odnoszone generalnie w ciężar kosztów działalności operacyjnej, poprzez ich ujęcie na kontach zespołu 4 lub 5 - w zależności od przyjętego sposobu ewidencji kosztów.

W przypadku ewidencjonowania kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 (według rodzajów), wartością zakupionego paliwa obciąża się generalnie konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii". Paliwo, które w momencie zakupu tankowane jest bezpośrednio do baku samochodu, traktuje się bowiem jak materiał przekazany do zużycia.

Naszym zdaniem, takie księgowanie wskazane jest także wówczas, gdy koszty zakupu paliwa dotyczą podróży służbowej, szczególnie jeśli paliwo jest opłacane kartą paliwową lub służbową kartą płatniczą.

W sytuacji natomiast, gdy zakup paliwa zużytego w trakcie podróży służbowej rozliczany jest w ramach wypłaconej pracownikowi zaliczki, koszty zużycia tego paliwa można ująć na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Podróże służbowe).

Ewidencja zakupu paliwa do samochodu służbowego może przebiegać zapisem:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii"
lub 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Co istotne, jeśli podróż służbowa, o której mowa w pytaniu, odbywała się samochodem osobowym, to VAT od zakupu paliwa do tego samochodu nie będzie podlegał odliczeniu. Tym samym wskazane jest zaksięgować go, na podstawie otrzymanej faktury, wraz z wartością netto paliwa na konto 40-1 lub 40-6 albo odpowiednie konto zespołu 5.

Ze względów praktycznych zaleca się ponadto ewidencjonowanie kosztów zużytego paliwa na odrębnym koncie analitycznym wyodrębnionym w ramach konta 40-1 lub 40-6. Należy bowiem pamiętać, iż za wprowadzanie zanieczyszczeń (gazów lub pyłów) do powietrza w wyniku spalania paliwa przez środek transportu wnoszona jest tzw. opłata za korzystanie ze środowiska. Opłatę tę oblicza się poprzez pomnożenie zużycia ilości paliwa (zużycie paliwa wyrażone w jednostce objętości przelicza się na jednostkę masy) i jednostkowej stawki opłaty.

Podmiot korzystający ze środowiska ustala we własnym zakresie wysokość należnej opłaty i wnosi ją na rachunek właściwego urzędu marszałkowskiego za dany rok kalendarzowy do 31 marca następnego roku - por. art. 273 i 274 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2013 r. poz. 1232 ze zm.).