Zasady ewidencji kosztów reklamy - odpowiedź Ministerstwa Finansów

1. Koszty reklamy mogą być rozliczane w czasie

W związku z licznymi pytaniami Czytelników nadsyłanymi do naszego Wydawnictwa odnośnie zasad ujęcia kosztów reklamy w księgach rachunkowych zwróciliśmy się z prośbą o wyjaśnienie do Ministerstwa Finansów. Najwięcej wątpliwości budził fakt czy wszystkie koszty reklamy wpływają na wynik w okresie ich poniesienia? Czy zasada ta dotyczy także kosztów reklamy, które są ponoszone np. w 2012 r., a dotyczą wyrobów, które będą sprzedawane w 2013 r. oraz gdy np. usługa reklamy będzie wykonana w 2013 r. (np. targi), a opłacona jest w 2012 r.?

Dotychczas na łamach Zeszytów Metodycznych Rachunkowości kosztów reklamy nie rozliczaliśmy w czasie przyjmując, iż koszty te nie spełniają warunków uznania ich za aktywa. Analogiczne stanowisko zaprezentowano w publikacji "Ustawa o rachunkowości z wyjaśnieniami uzgodnionymi z Departamentem Rachunkowości Ministerstwa Finansów" z 2011 r. Wydawnictwa: Rachunkowość sp. z o.o. na str. 186, w której stwierdzono m.in.:

"(...) Koszty reklamy nie spełniają warunków uznania ich za aktywa (...): nie wiadomo bowiem, czy przyniosą one korzyści ekonomiczne, a dalej nie są kontrolowane przez jednostkę. Dlatego koszty reklamy wpływają na wynik w okresie ich poniesienia (...)".

W odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 października 2012 r. wyjaśniło:

"Generalnie koszty reklamy stanowią koszty okresu, w którym reklama miała miejsce. Dlatego w przedstawionej w pytaniu sytuacji, gdy koszty reklamy są ponoszone w 2012 r. i w tym roku ma miejsce kampania reklamowa, która dotyczy wyrobów gotowych sprzedawanych w 2013 r., koszty reklamy będą kosztami roku 2012 r. Inaczej sytuacja będzie wyglądała, gdy koszty reklamy zostały poniesione w roku 2012, a usługa reklamy będzie wykonana w roku 2013 (np. targi), wówczas będą obowiązywały regulacje art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (...), w myśl których jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (...)".

Uwzględniając wyjaśnienia Ministerstwa Finansów ewidencja kosztów reklamy ponoszonych w 2012 r., a dotyczących wyrobów gotowych sprzedawanych w 2013 r. może przebiegać w sposób przedstawiony na przykładzie.

Przykład

Spółka z o.o. "A" w październiku 2012 r. zakupiła usługę opracowania, wydruku i kolportażu ulotek reklamowych dotyczących wyrobów, które będzie sprzedawała dopiero w 2013 r. Faktura za wykonaną usługę opiewała na kwotę brutto: 4.305 zł, w tym VAT: 805 zł. Kampania reklamowa będzie miała miejsce w 2012 r. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Koszty reklamy księguje na odrębnym koncie w 40-7 "Koszty reklamy" i równolegle na koncie 55 "Koszty zarządu".

Ewidencja kosztów reklamy w księgach października 2012 r. będzie przebiegać w sposób następujący:

1. Zaliczenie usługi reklamowej w ciężar kosztów rodzajowych: 3.500 zł

- Wn konto 40-7 "Koszty reklamy",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

2. Równoległe obciążenie kosztów według funkcji: 3.500 zł

- Wn konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W odniesieniu do kosztów reklamy, poniesionych w 2012 r., przy założeniu że usługa reklamy będzie wykonana w roku 2013 (np. targi), według wyjaśnień Ministerstwa Finansów będzie miał zastosowanie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, iż należy je rozliczać w czasie, dokonując czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Zasady rozliczania w czasie kosztów reklamy powinny być - naszym zdaniem - analogicznie jak innych kosztów dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych. Przypominamy, iż odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Przykład

Jednostka "X" wykupiła w październiku 2012 r. udział w targach, które odbędą się w czerwcu 2013 r. Koszt udziału w targach opiewał na kwotę: 3.600 zł netto. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Koszty reklamy księguje na odrębnym koncie w 40-7 "Koszty reklamy" i równolegle na koncie 55 "Koszty zarządu".

W księgach 2012 r. jednostka dokona następujących zapisów:

1. Zarachowanie kosztów reklamy w ciężar kosztów rodzajowych: 3.600 zł

- Wn konto 40-7 "Koszty reklamy",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

2. Równoległe przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie: 3.600 zł

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W następnym roku koszty udziału w targach zostaną rozliczone zapisem:

- Wn konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

W zależności od ustaleń jednostki w polityce rachunkowości może to nastąpić:

1) jednorazowym zapisem w miesiącu wykonania usługi, czyli w czerwcu 2013 r. (jeżeli koszt w ocenie jednostki jest nieistotny) lub

2) miesięcznie, rozliczając odpowiednią kwotę od stycznia do grudnia 2013 r. (np. 300 zł miesięcznie).

2. Koszty reklamy ponoszone przez deweloperów nie stanowią elementu kosztu wytworzenia

Kolejne pytanie, z którym zwróciliśmy się do Ministerstwa Finansów dotyczyło kwestii czy u dewelopera realizującego jedno zadanie inwestycyjne, koszty reklamy tego zadania będą kosztami bezpośrednimi (organy podatkowe wyjaśniają, że dla celów podatkowych będą to koszty bezpośrednie).

Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 października 2012 r., o którym mowa wcześniej, w odpowiedzi na pytanie odnośnie kosztów reklamy u deweloperów wyjaśniło:

"(...) Odnosząc się do ponoszonych kosztów usług reklamy przez deweloperów (w każdym przypadku, również w przypadku deweloperów powołanych do realizacji jednego przedsięwzięcia deweloperskiego) - co do zasady zgodnie z przepisami o rachunkowości - są one kosztami okresu i nie stanowią elementu kosztu wytworzenia."

Dodajmy, że również według projektu stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości "Działalność deweloperska" nie zalicza się do kosztów wytworzenia przedsięwzięcia deweloperskiego kosztów: informacji i promocji przedmiotów przedsięwzięcia deweloperskiego, marketingu, reklamy i sprzedaży, w tym prowizji sprzedawców i pośredników utrzymania nieruchomości ponoszonych po jej wybudowaniu. Obciążają one koszty i wynik finansowy okresu ich poniesienia. Dotyczy to także deweloperów powołanych do realizacji jednego przedsięwzięcia deweloperskiego (spółki celowe).