Gazeta Podatkowa nr 64 (1314) z dnia 11.08.2016

Ewidencja nagród wypłacanych pracownikom

Pracodawcy mogą przekazywać pracownikom różnego rodzaju nagrody pieniężne lub rzeczowe. Do nagród w formie pieniężnej należą m.in. nagrody z zysku, premie roczne oraz nagrody jubileuszowe. W księgach rachunkowych ewidencja nagród pieniężnych dla pracowników może być prowadzona na koncie 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Nagrody z zysku

Część wypracowanego przez jednostkę zysku netto może zostać przeznaczona na wypłatę nagród pracownikom. Dokonuje się tego na podstawie uchwały (decyzji) podjętej przez właściwy organ w sprawie podziału zysku. W księgach rachunkowych wartość nagród dla pracowników, których źródłem finansowania jest zysk netto, ujmuje się w wartości brutto na koncie 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" zapisem:

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Wypłacone pracownikom nagrody z zysku podlegają takim samym obciążeniom jak wynagrodzenie ze stosunku pracy. Stanowią one dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Wartość nagród należy więc opodatkować na zasadach przewidzianych dla przychodów z tego źródła, pobierając zaliczkę na podatek w sposób wskazany w art. 32 ustawy o pdof.

Od kwoty wypłaconej pracownikowi nagrody z zysku należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w analogiczny sposób jak od wynagrodzenia za pracę. Wynika to z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236) oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 581 ze zm.).

W księgach rachunkowych potrącenia dokonane od przyznanych nagród można ująć na podstawie listy płac w następujący sposób:

a) pobranie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof),

b) składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części finansowanej przez pracownika

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Natomiast wypłatę pracownikom nagród w kwocie netto, czyli po pomniejszeniu o kwotę składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy, na podstawie dowodu KW lub wyciągu bankowego, w księgach rachunkowych można ująć następująco:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa".

Ewidencja księgowa składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę zależy od tego, czy w uchwale (decyzji) w sprawie podziału zysku zdecydowano o opłaceniu ich z zysku. Jeśli zostaną one sfinansowane z zysku, to ich wartość odnosi się na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" zapisem:

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Natomiast w innym przypadku składki ZUS od nagród z zysku w części obciążającej pracodawcę zostaną zaliczone w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Można je zaksięgować następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto w zespole 5,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Nagrody jubileuszowe

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą sami ustalać zasady dotyczące nabywania przez pracowników praw do nagród jubileuszowych oraz ich wypłat. Jednostki takie we własnym zakresie ustalają kwestię zaliczenia poszczególnych okresów pracy oraz okresów jej nieświadczenia do stażu jubileuszowego. Poza tym ustalają częstotliwość wypłaty tych nagród oraz wysokość i sposób ich obliczania. Odpowiednie zapisy dotyczące nagród jubileuszowych powinny zostać zawarte w przepisach zakładowych (np. w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania) lub w umowie o pracę.

Nagrody jubileuszowe stanowią przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu. Zatem pracodawca jest zobowiązany do naliczenia i pobrania od tych nagród zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W takim przypadku nie stanowią one także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne. Zasadniczo od nagród, które pracodawca wypłaca z większą częstotliwością niż co 5 lat, należy naliczyć składki ZUS. Jednak w ściśle określonych sytuacjach istnieją wyjątki od tej reguły, np. kiedy nagrody wypłacane są w przypadku, gdy do osiągnięcia kolejnego 5-letniego okresu uprawniającego do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, a pracownik po rozwiązaniu stosunku pracy przechodzi na emeryturę.

Nagrody jubileuszowe w kwocie brutto w księgach rachunkowych odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej na konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia) lub konto w zespole 5 w korespondencji z kontem 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (przykład).

Ewentualne składki ZUS od tych nagród w części obciążającej pracodawcę księguje się następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto w zespole 5,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Ze względu na to, że nagrody jubileuszowe są świadczeniami pracowniczymi zależnymi od stażu pracy, do których pracownicy nabywają prawo przez cały okres zatrudnienia w jednostce, można na ich wypłatę tworzyć rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających m.in. z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników. Do świadczeń tych zalicza się m.in. nagrody jubileuszowe, na które jednostki tworzą rezerwy, jeśli jednocześnie spełnione są dwa warunki:

a) gdy z przepisów prawa, układu zbiorowego lub umów o pracę jednoznacznie wynika, że pracodawca ma obowiązek wypłacenia nagród,

b) kwota świadczeń w ramach nagród jubileuszowych jest istotna i nieuwzględnienie jej w sprawozdaniu finansowym miałoby znaczący wpływ na obraz sytuacji finansowej jednostki.

Odpowiedni zapis w sprawie tworzenia lub nietworzenia rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze, w tym na nagrody jubileuszowe, powinien być zawarty w przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości.

W księgach rachunkowych utworzenie rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na nagrody jubileuszowe, w kwocie przypadającej na dany okres sprawozdawczy, można ująć następująco:

a) gdy jednostka rozlicza koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

b) jeśli koszty działalności operacyjnej ujmowane są tylko na kontach zespołu 5 lub na kontach zespołów 4 i 5

- Wn odpowiednie konto w zespole 5,

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Utworzoną rezerwę rozlicza się w odniesieniu do rzeczywiście poniesionych kosztów, w dacie ich poniesienia. Można tego dokonać w sposób zaprezentowany w tabeli.

Przykład Założenia W dniu 8 sierpnia 2016 r. jednostka przyznała pracownikowi nagrodę jubileuszową w kwocie brutto 6.000 zł. Z regulaminu wynika, że nagrody przysługują pracownikom co 5 lat, nie podlegają więc oskładkowaniu. Nagroda ta, stanowiąca przychód ze stosunku pracy, była dla pracownika pierwszą wypłatą w sierpniu br. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów oraz złożył on pracodawcy PIT-2. Wyliczenie kwoty do wypłaty: podstawa naliczenia zaliczki na pdof (w zaokrągleniu do pełnych złotych): 5.889 zł, tj. 6.000 zł - 111,25 zł,   pobrana zaliczka na pdof (w zaokrągleniu do pełnych złotych): 1.014 zł, tj. (5.889 zł × 18%) - 46,33 zł,   do wypłaty: 4.986 zł, tj. 6.000 zł - 1.014 zł. Zgodnie z przyjętymi przez jednostkę zasadami (polityką) rachunkowości nie tworzy ona rezerw na przyszłe świadczenia, w tym na nagrody jubileuszowe - ich wartość z punktu widzenia jednostki jest nieistotna. Koszty działalności operacyjnej rozliczane są tylko na kontach zespołu 4.   Z rachunku bieżącego jednostki przekazano kwotę przyznanej nagrody, po dokonanych potrąceniach, na konto bankowe pracownika. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. LP - przyznanie nagrody jubileuszowej:           a) nagroda w kwocie brutto 6.000 zł 40 23-0     b) zaliczka na pdof 1.014 zł 23-0 22 2. WB - przekazanie na rachunek bankowy pracownika nagrody: 4.986 zł 23-0 13-0 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047)