Brak kasy a dowody KP i KW

Firma osoby fizycznej prowadzi księgi handlowe. Nie prowadzi kasy ani fizycznie, ani na koncie 10 "Kasa". Gotówkowe operacje księguje się przez konto rozrachunków z właścicielem. Czy można jako potwierdzenie otrzymania gotówki lub jej wypłaty pracownikowi korzystać z druków KP i KW, a później podpinać te dowody do PK i księgować odpowiednio na kontach?

W przypadku rezygnacji z prowadzenia konta 10 "Kasa" w firmie operacje gotówkowe nie powinny być dokumentowane za pomocą dowodów KP - Kasa przyjmie i KW - Kasa wypłaci.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie narzucają jednostce jednego sposobu organizacji gospodarki kasowej ani określonych zasad ewidencji operacji gotówkowych w księgach rachunkowych. Określają tylko, że operacje wpłat i wypłat gotówką powinny być ujęte w księgach rachunkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane (art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy). Natomiast w przypadku prowadzenia kasy wskazują, że dla operacji gotówkowych prowadzi się konta ksiąg pomocniczych (art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy).

Stąd nie ma ustawowego obowiązku wyodrębnienia konta 10 "Kasa" w zakładowym planie kont i ewidencji operacji gotówkowych za jego pośrednictwem. Ustalenia w zakresie organizacji obrotu gotówkowego pozostają w gestii kierownika jednostki. Decyzję o niewyodrębnianiu kasy podejmują zazwyczaj jednostki niewielkie, w których wszelkie operacje dotyczące obrotu pieniężnego są realizowane osobiście przez właścicieli lub upoważnione przez nich osoby. Powinna ona być zapisana w zasadach (polityce) rachunkowości.

Jeśli więc w sytuacji wskazanej w pytaniu właściciel podjął decyzję o nieprowadzeniu konta 10 "Kasa" i zapisał ją w zasadach (polityce) rachunkowości, jednostka nie stosuje tego konta. Do ewidencji księgowej operacji gotówkowych w takim przypadku można wykorzystać konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem - z tytułu operacji gotówkowych). Brak wyodrębnienia kasy powoduje, że jednostka generalnie nie utrzymuje gotówki w firmie, nie ustanawia stanowiska kasjera i nie przeprowadza inwentaryzacji środków pieniężnych. Nie sporządza też raportów kasowych ani dokumentów KP oraz KW, wystawianych na okoliczność odpowiednio przyjęcia lub wypłacenia z kasy gotówki w przypadku braku innego dowodu źródłowego.

Jednak także w przypadku braku kasy w firmie jednostka ma obowiązek właściwego dokumentowania operacji gotówkowych. Służą temu dowody księgowe spełniające warunki określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Ewidencja i udokumentowanie przykładowych operacji gotówkowych może przebiegać zapisami:

WB - pobranie gotówki z rachunku bankowego do regulowania płatności:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem - z tytułu operacji gotówkowych),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Otrzymane dowody potwierdzające gotówkową zapłatę - uregulowanie przez właściciela gotówką zobowiązań za nabyte produkty, usługi, z tytułów publicznoprawnych:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", konto 24 "Pozostałe rozrachunki", konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem - z tytułu operacji gotówkowych).