Gazeta Podatkowa nr 31 (863) z dnia 16.04.2012

Prowadzenie ksiąg przez wspólnotę mieszkaniową

Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Zasady ich tworzenia i funkcjonowania określa ustawa o własności lokali.

Z przepisów tej ustawy wynika, że obowiązkiem każdego właściciela jest m.in. utrzymywanie swojego lokalu w należytym stanie, przestrzeganie porządku domowego oraz uczestniczenie w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.

Na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności:

1) wydatki na remonty i bieżącą konserwację,

2) opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę,

3) ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,

4) wydatki na utrzymanie porządku i czystości,

5) wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat. Opłaty te są płatne z góry do dnia 10. każdego miesiąca. Wynika to z art. 15 ust. 1 wymienionej ustawy.

Wspólnota mieszkaniowa odpowiada bez ograniczeń za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej, a każdy właściciel lokalu - w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości. Okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.

Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Do obowiązków zarządu lub zarządcy należy:

1) dokonywanie rozliczeń przez rachunek bankowy,

2) składanie właścicielom lokali sprawozdania ze swojej działalności,

3) zwoływanie zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.

Przedmiotem tego zebrania powinno być m.in. uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną oraz opłat na pokrycie kosztów zarządu i podjęcie uchwały w sprawie udzielenia mu absolutorium.

Rodzaj ewidencji we wspólnocie mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Nie mają do niej także zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Natomiast, stosownie do postanowień art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali, zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Przepisy ustawy o własności lokali nie określają wzoru tej ewidencji. Oznacza to, że każda wspólnota mieszkaniowa, która nie prowadzi działalności gospodarczej, powinna sama ustanowić zasady i sposób prowadzenia tej ewidencji w drodze podjęcia uchwały w tej sprawie przez właścicieli lokali.

Wspólnota mieszkaniowa jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej jest podatnikiem podatku dochodowego na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy o pdop. Jest ona zobowiązana w myśl art. 9 ust. 1 tej ustawy do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Dlatego przyjęte przez wspólnotę mieszkaniową zasady prowadzenia ewidencji powinny zapewnić uzyskanie wiarygodnych danych o osiągniętych w roku kalendarzowym przychodach, poniesionych kosztach, stanie należności i zobowiązań, stanie środków pieniężnych na rachunku bankowym, stanie funduszu remontowego - jeżeli zaliczki na ten fundusz są wpłacane przez właścicieli lokali.

Należy też wskazać, że stosownie do art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o pdop wolne od podatku są wyłącznie te dochody wspólnoty mieszkaniowej, które uzyskane zostały z gospodarki zasobami mieszkaniowymi i które zostały przeznaczone na utrzymanie tych zasobów. Natomiast ze zwolnienia z opodatkowania nie korzystają dochody wspólnot mieszkaniowych otrzymane z innych źródeł niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi, nawet jeżeli zostaną przeznaczone na utrzymanie tych zasobów. Nie będą bowiem łącznie spełnione warunki określone w wymienionym art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o pdop. Nie będą korzystały ze zwolnienia z opodatkowania, np. odsetki od lokat terminowych zdeponowanych na lokatach terminowych. Znajduje to potwierdzenie w interpretacjach wydanych przez organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 7 listopada 2011 r., nr ILPB4/423-274/11-2/MC uznał, iż posiadanie rachunku terminowego nie jest niezbędne dla prowadzenia działalności związanej z gospodarką zasobami mieszkaniowymi. Ten zaś fakt wyklucza zastosowanie zwolnienia odsetek z opodatkowania.

Wspólnota może zdecydować - podejmując pisemną uchwałę w tej sprawie - że jej ewidencja przychodów i kosztów będzie prowadzona w sposób pozaksięgowy. Wówczas powinna określić jak ta ewidencja ma wyglądać. Może też zdecydować, że będą prowadzone księgi rachunkowe, np. na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Nie ma bowiem przepisów, które zabraniałyby tego. W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób uproszczony, określony w wymienionym rozporządzeniu, należy określić dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Jednym z elementów tej dokumentacji jest zakładowy plan kont, ustalający m.in. wykaz kont księgi głównej.

W dalszej części artykułu omówiona zostanie ewidencja przychodów i kosztów we wspólnocie mieszkaniowej prowadzącej księgi rachunkowe w sposób uregulowany w wymienionym wcześniej rozporządzeniu Ministra Finansów.

Ewidencja przychodów

Podstawowym przychodem wspólnot mieszkaniowych są zaliczki w formie opłat bieżących wnoszone przez właścicieli lokali mieszkalnych na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Opłaty te są co roku uchwalane przez właścicieli lokali tworzących wspólnotę. Ich wysokość powinna uwzględniać rzeczywiste koszty poniesione w poprzednim roku kalendarzowym, powiększone o przewidywany wzrost w roku, na który są ustalane. Ewidencja tych zaliczek oraz innych przychodów może przebiegać zapisami:

1. Należna kwota opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną:

- Wn konto 200 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konto właściciela lokalu),

- Ma konto 700 "Zaliczki (opłaty) na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną".

2. WB - wpłata zaliczek:

- Wn konto 130 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 200 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konto właściciela lokalu).

3. WB - wpływ innych przychodów:

- Wn konto 130 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 750 "Przychody finansowe", konto 760 "Pozostałe przychody".

Na koniec roku kalendarzowego przychody te przenosi się na konto 860 "Wynik finansowy".

Ewidencja kosztów

Ewidencja kosztów zarządu nieruchomością wspólną może być prowadzona w sposób określony w dokumentacji opisującej przyjęte przez wspólnotę mieszkaniową zasady (politykę) rachunkowości, np. na koncie 500 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną". W ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta warto wyodrębnić poszczególne rodzaje kosztów prostych. Ujęcie przykładowych kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową może przebiegać zapisami:

1. Koszty energii elektrycznej, dostawy gazu, wody, wynagrodzenie za zarząd nieruchomością wspólną, remont, inne koszty - na podstawie otrzymanych faktur VAT:

- Wn konto 500 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną" (w analityce: Zużycie energii, wynagrodzenia, remonty, pozostałe koszty),

- Ma konto 210 "Rozrachunki z dostawcami".

2. Koszty niezwiązane bezpośrednio z utrzymaniem nieruchomości wspólnej:

- Wn konto 751 "Koszty finansowe", konto 761 "Pozostałe koszty",

- Ma konto 210 "Rozrachunki z dostawcami".

Po zakończeniu roku kalendarzowego wszystkie koszty przenosi się na konto 860 "Wynik finansowy".

Wynik finansowy

Na dzień bilansowy na konto 860 przeksięgować należy podatek dochodowy od osób prawnych ujęty na koncie 870 - jeżeli wspólnota mieszkaniowa osiągnęła dochody z innych źródeł niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi.

W następnym roku obrotowym wynik finansowy ustalony na koncie 860 po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przeksięgowuje się na konto 820 "Rozliczenie wyniku finansowego" zapisem:

a) nadwyżka przychodów nad kosztami

- Wn konto 860 "Wynik finansowy",

- Ma konto 820 "Rozliczenie wyniku finansowego",

b) nadwyżka kosztów nad przychodami

- Wn konto 820 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 860 "Wynik finansowy".

Jeżeli nadwyżka przychodów nad kosztami zostanie przeznaczona na utrzymanie nieruchomości wspólnej, wówczas, na podstawie pisemnej uchwały podjętej w tej sprawie przez członków wspólnoty, dokonuje się zapisu:

- Wn konto 820 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 700 "Zaliczki (opłaty) na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną".

Nadwyżka ta może zostać przeznaczona do zwrotu poszczególnym członkom wspólnoty. Na podstawie pisemnej uchwały podjętej przez wspólnotę dokonuje się w takim przypadku następujących zapisów:

a) kwota nadpłaty

- Wn konto 820 "Rozliczenie wyniku finansowego",

- Ma konto 200 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konto właściciela lokalu),

b) przelew środków

- Wn konto 200 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konto właściciela lokalu),

- Ma konto 130 "Rachunek bieżący".

Jeżeli wystąpiłaby nadwyżka kosztów nad przychodami, wówczas zalicza się ją na zwiększenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zapisem:

- Wn konto 500 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną" (w analityce: Pozostałe koszty),

- Ma konto 820 "Rozliczenie wyniku finansowego".

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15.11.2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. nr 137, poz. 1539 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)