A A A

Gazeta Podatkowa nr 82 (1227) z dnia 12.10.2015

Koszty i przychody w jednostce prowadzącej działalność usługową

Wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki prowadzącej działalność usługową przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami ujmuje się w księgach rachunkowych danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Wynika to z obowiązującej w prawie bilansowym zasady memoriału.

Koszty działalności operacyjnej

Jednostki prowadzące działalność usługową mogą ujmować koszty dotyczące działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4, tylko na kontach zespołu 5 albo zarówno na kontach zespołu 4, jak i na kontach zespołu 5. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki, uwzględniając m.in. wielkość jednostki, różnorodność świadczonych usług. Stosowny zapis w tej sprawie zamieszcza w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Tylko na kontach zespołu 4

Ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 mogą prowadzić małe jednostki usługowe, prowadzące jednorodną działalność. Na podstawie dowodów źródłowych koszty proste ujmuje się na koncie 40 "Koszty według rodzajów" wyodrębniając w analityce następujące rodzaje kosztów: amortyzację, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty (w tym podatek akcyzowy), wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, pozostałe koszty.

Ewidencja podstawowych operacji na kontach zespołu 4 może przebiegać zapisami:

Poniesione koszty proste:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konta zespołu 0, 1, 2, 3.

Zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Odpis kosztów w części przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy (miesiąc):

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Prowadząc ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4, można uzyskać informacje o tym, jakie koszty zostały poniesione i w jakiej wysokości. Brak jest natomiast informacji o miejscach powstawania tych kosztów, tj. w jakim dziale zostały one poniesione.

Tylko na kontach zespołu 5

Ewidencja kosztów na kontach zespołu 5 zapewnia uzyskanie informacji na temat miejsca powstawania kosztów. Umożliwia ona ustalenie kosztu wytworzenia sprzedanych usług oraz wyniku na każdej działalności. Wskazane jest prowadzenie tej ewidencji przez jednostki, które prowadzą różnorodną działalność gospodarczą, np. oprócz działalności usługowej, także działalność handlową, produkcyjną.

Ewidencja kosztów tylko na kontach zespołu 5 polega na ujmowaniu kosztów prostych bezpośrednio na kontach zespołu 5, np. na koncie:

50 "Koszty działalności podstawowej" (w analityce: według poszczególnych zakładów usługowych, zleceń itp.),
52 "Koszty sprzedaży",
53 "Koszty działalności pomocniczej",
55 "Koszty zarządu".

Do każdego z tych kont należy wyodrębnić poszczególne koszty rodzajowe, tj. amortyzację, zużycie materiałów i energii itd. Wynika to z pkt 2 ppkt 6 dodatkowych informacji i objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Koszty zgromadzone na koncie 53 podlegają na koniec miesiąca rozliczeniu i przeksięgowaniu na odpowiednie konta, np. na konto 50, 55.

Ogół kosztów ujętych na koncie 50 stanowi koszt wytworzenia świadczonych usług. Na tym koncie ustala się koszt wytworzenia usług w rozumieniu art. 28 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Do kosztu wytworzenia zalicza się koszty pozostające w bezpośrednim związku z wykonywaną usługą oraz część kosztów pośrednich. Na koniec miesiąca koszty dotyczące sprzedanych usług przenosi się na konto 70-1 "Koszt sprzedanych usług". Koszt wytworzenia dotyczący niezakończonych usług stanowi produkcję w toku. Na koniec roku obrotowego wartość produkcji w toku może zostać przeksięgowana na konto 60 "Niezakończone usługi" lub pozostaje na koncie 50.

Koszty sprzedaży i koszty ogólnego zarządu uwzględnia się w wyniku finansowym w okresie, w którym zostały poniesione.

Koszty, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, ujmuje się na koncie 64 zapisem:

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto zespołu 1, 2, 3.

Odpis kosztów dotyczących bieżącego okresu odnosi się z konta 64 w ciężar odpowiedniego konta zespołu 5 zapisem:

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Na kontach zespołu 4 i 5

Jednostki prowadzące działalność usługową mogą prowadzić ewidencję kosztów działalności operacyjnej równocześnie na kontach zespołu 4 i 5. Polega ona na tym, że koszty proste działalności operacyjnej księguje się bieżąco na koncie 40 "Koszty według rodzajów" oraz równolegle koszty te ujmuje się według miejsc ich powstania na odpowiednich kontach zespołu 5, przenosząc je w ciężar tych kont za pośrednictwem konta 49.

Ewidencja kosztów na kontach zespołu 4 i 5 zapewnia uzyskanie informacji dotyczących ich rodzaju oraz miejsc powstawania kosztów.

Ewidencja przychodów

Przychód ze sprzedaży usług ujmuje się w księgach rachunkowych w kwotach należnych, bez podatku VAT i podatku akcyzowego, pomniejszonych o opusty, rabaty i inne zwiększenia i zmniejszenia. Przychody ze sprzedaży usług należy powiększyć o należną dotację przedmiotową.

Do ewidencji przychodów ze sprzedaży usług służy konto 70-0 "Sprzedaż usług". Podstawą dokonania zapisów są m.in. faktury. W księgach rachunkowych na ich podstawie dokonuje się następujących zapisów:

a) wartość netto wykonanej usługi

- Ma konto 70-0 "Sprzedaż usług",

b) podatek VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość brutto usługi

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Według art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. W takim przypadku podstawą ujęcia w księgach rachunkowych przychodów ze sprzedaży usług mogą być raporty z kas rejestrujących, np. dobowe lub miesięczne. Ich ewidencja może przebiegać zapisami:

a) wartość netto usługi

- Ma konto 70-0 "Sprzedaż usług",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość brutto usługi

- Wn konto 10 "Kasa".

Zaliczka na poczet usług

Jeżeli przed wykonaniem usługi otrzymano część należności (zaliczkę), dla celów podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania. Otrzymana zaliczka stanowi kwotę brutto, a zawarty w niej podatek VAT oblicza się metodą w "stu". Dla celów bilansowych zaliczki wpłacone przez klientów nie stanowią przychodów. Na podstawie art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości zalicza się je do rozliczeń międzyokresowych przychodów i ujmuje na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Wpływ zaliczki na rachunek bankowy jednostki ujmuje się zapisem:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Wystawioną fakturę potwierdzającą otrzymanie zaliczki ujmuje się zapisami:

a) wartość netto

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość brutto

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami".

Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych zaliczki wpłaconej przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej może być także raport z kasy fiskalnej. Obowiązek ewidencjonowania wpłaconych zaliczek za pośrednictwem kasy rejestrującej wynika z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Na podstawie raportu fiskalnego (dobowego lub miesięcznego) dokonuje się w księgach rachunkowych następujących zapisów:

a) kwota brutto zaliczki

- Wn konto 10 "Kasa",

b) VAT należny

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego",

c) wartość netto

- Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".

Rozliczenia kwoty ujętej na koncie 84, tj. zaliczenie jej do przychodów, należy dokonać pod datą realizacji usługi. Przeksięgowuje się ją na konto 70-0 zapisem:

- Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

- Ma konto 70-0 "Sprzedaż usług".

Przykład

Założenia

Jednostka świadczy usługi transportowe. We wrześniu 2015 r. poniesione zostały następujące koszty:

a) amortyzacja środków trwałych (samochodów): 10.000 zł,

b) zużycie paliwa i oleju: 15.000 zł,

c) wynagrodzeń zatrudnionych pracowników: 54.000 zł w tym dotyczące:

kierowców - 38.000 zł,
pracowników administracyjno-biurowych - 16.000 zł,

d) składki na ubezpieczenia społeczne, FP, FGŚP oraz FEP obciążające pracodawcę: 23.000 zł (kwota przykładowa) w tym dotyczące:

kierowców - 16.000 zł,
pracowników administracyjno-biurowych - 7.000 zł

e) usługi najmu pomieszczeń biurowych: 1.800 zł.

Przychody ze sprzedaży usług transportowych wyniosły we wrześniu 2015 r.: 159.900 zł brutto (w tym VAT: 29.900 zł).
Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 5.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - zarachowanie kosztów wynagrodzeń do:
a) kosztów działalności podstawowej	38.000 zł	50	23-0
b) kosztów zarządu	16.000 zł	55	23-0
2. PK - zarachowanie składek ZUS do:
a) kosztów działalności podstawowej	16.000 zł	50	22
b) kosztów zarządu	7.000 zł	55	22
3. Faktura za najem lokalu - wartość netto	1.800 zł	55	30
4. Faktura za zakup paliwa - wartość netto	15.000 zł	50	30
5. PK - amortyzacja samochodów	10.000 zł	50	07-1
6. Faktury za sprzedaż usług transportowych (dla uproszczenia łącznie za cały miesiąc):
a) wartość netto	130.000 zł		70-0
b) VAT należny	29.900 zł		22-1
c) wartość brutto	159.900 zł	20
7. PK - koszt sprzedanych usług	79.000 zł	70-1	50