Gazeta Podatkowa nr 34 (1596) z dnia 29.04.2019

Uproszczenia w zakładowym planie kont

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości są zobowiązane do posiadania opracowanej i zatwierdzonej przez kierownika jednostki aktualnej dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, w tym zakładowego planu kont. Najczęściej opracowuje się go na podstawie wzorcowych planów kont oferowanych przez wydawnictwa branżowe, które jednostki dostosowują do własnych potrzeb. Przygotowując plan kont, można zastosować określone uproszczenia, m.in. uprościć zapisy księgowe lub odstąpić od stosowania niektórych kont.

Zakładowy plan kont ustala wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Stanowi o tym art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych i ograniczenia nakładu pracy związanego z ustaleniem zakładowych planów kont mogą być stosowane wzorcowe plany kont. Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, wzorcowe plany kont (art. 83 ustawy o rachunkowości).

W praktyce najczęściej stosowane są wzorcowe plany kont proponowane na rynku wydawniczym, które dostosowywane są do specyfiki prowadzonej przez dany podmiot działalności. Jednostki mogą odpowiednio rozbudowywać ewidencję analityczną, a także stosować określone uproszczenia w zapisach księgowych. Stosowane w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości uproszczenia nie mogą wywierać istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wynik finansowy. Tak wynika z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Decyzję w sprawie przyjęcia określonych uproszczeń w zakładowym planie kont podejmuje kierownik jednostki.

Rachunek kosztów

Zamiast pełnego rachunku kosztów działalności operacyjnej, tj. ujmowania kosztów równocześnie na kontach zespołu 4 i 5, można stosować jego uproszczony wariant. Oznacza to, że koszty działalności operacyjnej mogą być ewidencjonowane tylko na kontach zespołu 4, czyli w układzie rodzajowym, lub jedynie na kontach zespołu 5, tj. w układzie funkcjonalnym. Wówczas podmioty stosujące tylko konta zespołu 4 przygotowują porównawczy rachunek zysków i strat, a stosujące jedynie konta zespołu 5 sporządzają rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym. Przyjmując uproszczony rachunek kosztów trzeba mieć na uwadze, czy jego stosowanie umożliwi jednostce np. poprawne skalkulowanie kosztów wytworzenia wyrobów gotowych oraz ustalenie wyniku na poszczególnych działalnościach.

Nieprowadzenie konta "Kasa"

W ramach uproszczeń w zakładowym planie kont jednostki mogą zrezygnować ze stosowania konta 10 "Kasa". Rozwiązanie takie można zastosować przede wszystkim w małych jednostkach, w których operacje dotyczące obrotu pieniężnego są dokonywane osobiście przez właściciela lub wspólników jednostki albo upoważnioną do tego osobę.

W przypadku nieprowadzenia konta 10 "Kasa" wszystkie operacje gotówkowe ujmuje się się za pomocą konta rozrachunkowego, np. konta 24 "Pozostałe rozrachunki". Wówczas ewidencja księgowa operacji gotówkowych może przebiegać w sposób zaprezentowany w przykładzie 1.

Pominięcie konta "Rozliczenie zakupu"

Jeśli w jednostce nie występują dostawy w drodze i dostawy niefakturowane, to może ona zrezygnować ze stosowania w trakcie roku konta 30 "Rozliczenie zakupu". Na koncie tym ewidencjonuje się rozliczenie zakupu rzeczowych składników aktywów, tj. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, materiałów i towarów, oraz usług. W przypadku gdy jednostka nie prowadzi konta 30 w trakcie roku, to zakupy ujmowane są bezpośrednio na kontach zespołu 0, 3, 4, 5 oraz 7 (przykład 2). Wówczas, w celu prawidłowego wykazania w bilansie, na dzień bilansowy na koncie 30 trzeba ująć dostawy w drodze i dostawy niefakturowane, zaliczki na środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne.

Brak bieżącej ewidencji magazynowej

Innym uproszczeniem - stosowanym w oparciu o art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości - jest nieprowadzenie bieżącej ewidencji magazynowej materiałów (konto 31 "Materiały"), towarów (konto 33 "Towary") i produktów (konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty"). Wówczas wartość tych składników odpisywana jest w koszty w dacie zakupu lub wytworzenia. Jeżeli stosowana jest taka metoda ewidencji, to nie później niż na dzień bilansowy trzeba ustalić stan tych aktywów i dokonać korekty kosztów o wartość tego stanu. Wtedy wartość materiałów podlega ujęciu na koncie 31, towarów na koncie 33, produktów i półproduktów na koncie 60. Na początek kolejnego okresu rozliczeniowego ich wartość znowu odpisuje się w koszty.

Rozliczenia międzyokresowe kosztów

Kosztów przyszłych okresów, które w ocenie jednostki są kwotą nieistotną, można nie rozliczać w czasie za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Mogą one zostać ujęte w księgach jako koszt w okresie ich poniesienia. Innym uproszczeniem dotyczącym czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów jest technika ich rozliczania za pomocą konta 64-0. Jeśli prowadzony jest pełny rachunek kosztów lub koszty działalności operacyjnej ujmowane są tylko w układzie rodzajowym, to koszty w dacie poniesienia można ewidencjonować bezpośrednio na koncie 64-0, tj. z pominięciem wstępnego ich ujęcia na koncie 40 "Koszty według rodzajów". Wtedy na konto 40 oraz na konto w zespole 5 koszty będą księgowane w dacie ich rozliczenia z konta 64-0. W księgach rachunkowych takie uproszczone księgowanie może przebiegać zapisami:

a) ujęcie kosztu wynikającego z dowodu księgowego do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) odniesienie kosztu do okresu, którego dotyczy

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto 64-0

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Pozostałe uproszczenia

Do stosowanych przez jednostki uproszczeń dotyczących ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczyć można ujmowanie tych składników majątku, gdy ich wartość początkowa jest nieistotna, w kosztach działalności operacyjnej. Wtedy nie są one ewidencjonowane na koncie 01 "Środki trwałe" lub koncie 02 "Wartości niematerialne i prawne", lecz na poszczególnych kontach kosztowych.

W celu ułatwienia naliczania amortyzacji od nieruchomości inwestycyjnych wycenianych według zasad przewidzianych dla środków trwałych można ujmować je na koncie 01 zamiast na koncie 04 "Inwestycje w nieruchomości i prawa". Jednak trzeba mieć na uwadze, że w bilansie zasadniczo należy wyodrębnić wartość nieruchomości inwestycyjnych.

Jeśli zapłata za nabyte usługi lub towary regulowana jest gotówką, to nie powstają rozrachunki ze sprzedawcą, bo nie ma rozbieżności czasowej pomiędzy zakupem i zapłatą. Z tego powodu wartości zobowiązania wynikającego z faktur gotówkowych można nie księgować na koncie dostawcy, a ująć ją na wydzielonym koncie zbiorczym, np. 21-9 "Transakcje gotówkowe".

Poza tym faktury, które pracownicy opłacają firmową kartą płatniczą lub gotówką, można ewidencjonować bezpośrednio na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" z pominięciem konta rozrachunków z kontrahentem.

Przykład 1 Założenia W kwietniu 2019 r. w firmie prowadzonej przez osobę fizyczną właściciel dokonał następujących operacji: a) z firmowego rachunku bieżącego pobrał kwotę 5.000 zł, b) zapłacił zobowiązanie wobec kontrahenta - 1.800 zł, c) wypłacił wynagrodzenie jednemu z pracowników - 3.200 zł. Zgodnie z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości jednostka nie stosuje konta 10 "Kasa". Wszystkie operacje gotówkowe ujmowane są w księgach za pośrednictwem konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem - operacje gotówkowe). Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. WB - pobranie przez właściciela gotówki z banku: 5.000 zł 24 13-0 2. PK - uregulowanie przez właściciela zobowiązania wobec kontrahenta: 1.800 zł 21 24 3. Lista płac - wypłacenie przez właściciela pracownikowi wynagrodzenia: 3.200 zł 23-0 24 Księgowania Przykład 2 Założenia Jednostka zleciła przeprowadzenie prac remontowych magazynu zalanego podczas ulewy. Z wystawionej w kwietniu 2019 r. faktury wynika, że koszt wykonania usługi wyniósł 29.520 zł (w tym VAT 5.520 zł).   W kwietniu 2019 r. na rachunek bieżący jednostki ubezpieczyciel przekazał kwotę odszkodowania, która wyniosła 19.000 zł.   Zgodnie z zapisami zasad (polityki) rachunkowości koszty usług ujmowane są w księgach z pominięciem konta 30 "Rozliczenie zakupu", a przychód z tytułu odszkodowania ewidencjonowany jest bezpośrednio na podstawie wyciągu bankowego. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura dokumentująca koszty remontu magazynu:    a) wartość brutto   29.520 zł 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 5.520 zł 22-2    c) wartość netto 24.000 zł 76-1 2. WB - wpływ kwoty odszkodowania od ubezpieczyciela: 19.000 zł 13-0 76-0 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351)