Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 15 (770) z dnia 20.05.2012

Polityka rachunkowości i jej zmiany w trakcie roku

Przez zasady (politykę) rachunkowości należy rozumieć wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych (por. art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości).

Politykę (zasady) rachunkowości, opracowaną w formie dokumentacji przez kierownika jednostki, powinna posiadać każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Należy zaznaczyć, że nie jest zasadne opisywanie w ww. dokumentacji zasad wynikających wprost z ustawy o rachunkowości. Na potwierdzenie przyjęcia danego rozwiązania wystarczy podanie odpowiedniego artykułu ustawy lub, o ile jest to jedyne możliwe rozwiązanie, całkowite pominięcie tego zagadnienia. W polityce rachunkowości powinny zostać ujęte jedynie informacje w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości daje jednostkom prawo wyboru lub w jakim dopuszcza uproszczenia. Oczywistym jest przy tym, że wszelkie rozwiązania muszą być zgodne z ustawą o rachunkowości.

Jak wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w dokumentacji tej powinno znaleźć się przede wszystkim:

1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych

Bez względu na to, czy jednostka za rok obrotowy przyjęła rok kalendarzowy, czy też inny okres, powinien on trwać zawsze 12 kolejnych miesięcy. Wyjątek stanowi rok obrotowy, w którym jednostka rozpoczęła działalność (może on być krótszy lub dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy), oraz pierwszy po zmianie rok obrotowy, który powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Natomiast okres sprawozdawczy może być równy rokowi obrotowemu bądź trwać krócej, czyli miesiąc, kwartał czy półrocze.

2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego

Chodzi tutaj o podanie przyjętych przez jednostkę metod wyceny zapasów (cena zakupu, koszt wytworzenia czy stałe ceny ewidencyjne), częstotliwości oraz metod rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych. Ponadto w przypadku jednostek produkcyjnych może wystąpić konieczność opisania sposobu rozliczania (kalkulacji) kosztu wytworzenia produktu, rozliczania kosztów pośrednich działalności podstawowej, pomocniczej, kosztów zarządu czy kosztów sprzedaży. Konieczne jest również określenie wariantu ustalania wyniku finansowego (porównawczy czy kalkulacyjny).

3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: 

a) zakadowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (choć jednostki mogą samodzielnie opracować własny plan kont, to dopuszcza się również stosowanie w tym zakresie gotowych rozwiązań, ogólnie dostępnych na rynku, wydanych w postaci wzorcowych planów kont);

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

4) opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Ponieważ przedstawiony zakres dokumentacji wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości ma charakter otwarty, jednostki według własnych potrzeb mogą go modyfikować i rozszerzać. Przede wszystkim przyjęte przez jednostkę (kierownika) zasady rachunkowości powinny zapewniać rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych.

Przykład uchwały wprowadzającej zasady (politykę) rachunkowości:
 

WAŻNE: Dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości powinna być tak sporządzona, aby stanowiła dla jej czytelników - np. biegłego rewidenta (także dla pracowników księgowości) przewodnik - mapę ułatwiającą zrozumienie jednostki i jej specyfiki wyrażającej się również w przyjętych zasadach.

Ponieważ często na etapie opracowywania zasad (polityki) rachunkowości nie istnieje możliwość opisania rozwiązań wszystkich zdarzeń gospodarczych, dlatego jeżeli takie wystąpią w późniejszym czasie, wystarczy pisemna adnotacja kierownika jednostki wprowadzająca zasady i metody ich rozliczenia. Następnie w formie aneksu jest ona dołączana do dokumentacji. Również w formie aneksu można dokonywać zmian dokumentacji w zakresie zapisów już istniejących. Umożliwia to art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym, w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą.

Oznacza to, że zmiany zasad (polityki) rachunkowości są szczególnie uzasadnione w każdym przypadku, gdy celem ich wprowadzenia jest poprawa jakości systemu rachunkowości.

Jak już wskazano, zmiany zasad (polityki) rachunkowości wchodzą w życie zawsze od pierwszego dnia roku obrotowego, przy czym dokonane w trakcie roku obowiązują z mocą wsteczną. Tak więc decyzja o zmianie zasad rachunkowości może zostać podjęta w dowolnym momencie, jednak jej skutki należy odnieść zawsze do całego roku obrotowego.

Należy przy tym pamiętać, iż zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga także określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdanie finansowe, jeżeli zostało ono sporządzone za okres, w którym wprowadzono te zmiany. Jednostka powinna podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian. Ponadto o zmianie przyjętych zasad rachunkowości należy także poinformować we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego.

Podobnie jak pierwotne opracowanie, tak i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości).