Dostosowanie komputerowych programów F-K i zapisów w księgach do JPK_PD

Od 1 stycznia 2025 r. do ustawy o pdop zostaną wprowadzone przepisy nakładające na podmioty objęte tą ustawą obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg rachunkowych do urzędu skarbowego po zakończeniu roku. Od 1 stycznia 2026 r. podobne przepisy znajdą się w ustawie o pdof. Z przepisów przejściowych zawierających harmonogram wdrażania tych obowiązków wynika, że za 2025 r. swoje księgi rachunkowe będą musiały przesłać podatkowe grupy kapitałowe i jednostki objęte ustawą o pdop o przychodach za poprzedni rok wyższych niż odpowiednio przeliczone 50 mln euro. Te podmioty w pierwszej kolejności muszą dostosować swoje komputerowe programy finansowo-księgowe i zapisy w księgach do plików JPK_KR_PD i JPK_ST_KR, ale także pozostali podatnicy powinni zacząć się do tego przygotowywać.

Dostosowanie programów F-K

Plik JPK_PD, składający się dla podatników prowadzących księgi rachunkowe z dwóch struktur: JPK_KR_PD (księgi rachunkowe) i JPK_ST_KR (ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dla podatników składających JPK_KR_PD), będzie można utworzyć przy pomocy programu księgowego oraz wysłać bezpośrednio z programu, jeżeli ma funkcję wysyłki plików JPK. Większość dostawców komputerowych programów finansowo-księgowych opracuje z pewnością i udostępni do zakupu aktualizację umożliwiającą odpowiednie "spakowanie" danych księgowych i ich wysyłkę. Według informacji zawartej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów wysyłkę można będzie również zrealizować za pomocą aplikacji Klient JPK_WEB. Plik JPK_PD przekazywany za pomocą aplikacji Klient JPK_WEB lub programu księgowego może zostać podpisany jednym z dwóch podpisów: profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Schematy pliku JPK_PD, broszury informacyjne dotyczące kwestii technicznych i ich wypełniania oraz pytania i odpowiedzi MF z nimi związane (patrz ramka) znajdują się na stronie internetowej resortu: www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/.

Zmiany w księgach

Prowadzone księgi rachunkowe należy przesłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do upływu złożenia zeznania podatkowego (spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, objęte ustawą o pdop - do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego tych spółek). Jednak ze względów praktycznych odpowiednie zmiany w sposobie prowadzenia ksiąg wskazane jest wdrożyć już od początku roku, za który księgi mają być przesłane. Zmiany te polegają na dostosowaniu wykazywanych obecnie w księgach rachunkowych i pozabilansowych ewidencjach danych do wymogów struktury pliku JPK_PD, który zawiera m.in. pewne dodatkowe informacje przewidziane w specjalnie wydanych rozporządzeniach do nowych przepisów.

W odniesieniu do podatników pdop takie rozporządzenie zostało już wydane i wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2025 r. - jest to rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1314). Przewiduje ono uzupełnienie danych z ksiąg o:

1) numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika,

2) numer identyfikujący fakturę w KSeF,

3) znaczniki identyfikujące konta ksiąg,

4) dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

5) wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania.

Jednak z rozporządzenia tego wynika jednocześnie, że księgi za rok, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w pkt 1, pkt 2, pkt 4 i pkt 5. Podatnicy pdop, którzy prześlą elektronicznie do urzędu skarbowego księgi rachunkowe za 2025 r., będą zatem musieli uwzględnić w sposobie księgowania jedynie znaczniki kont.

Znaczniki - standaryzacja planów kont

Znaczniki kont dla poszczególnych podmiotów określają załączniki do rozporządzenia. Poszczególne słowniki znaczników identyfikujących konta ksiąg: banków, zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji, jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, funduszy inwestycyjnych, domów maklerskich, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych znajdują się w załącznikach o numerach od 1 do 6 rozporządzenia. Z kolei słownik znaczników dla pozostałych jednostek został określony w załączniku nr 7.

Załącznik nr 7 dotyczy prowadzących księgi jednostek produkcyjnych, handlowych, usługowych itd. Przedstawia on sposób oznakowania poszczególnych kont aktywów, pasywów, kont wynikowych, innych (np. rozliczeniowych) i pozabilansowych. Każda z jednostek, która będzie musiała przesyłać księgi za dany rok do urzędu, powinna więc oznaczyć zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia stosowany przez siebie plan kont. Można też dostosować własny plan kont do tego, który został przedstawiony w załączniku. Takie podejście może sprawić, że ujednolicone zostaną zakładowe plany kont jednostek stosujących dany załącznik.

Wybrane wyjaśnienia MF dotyczące JPK_PD

» Czy w JPK_KR_PD w węźle ZOiS (zestawienie obrotów i sald) należy wykazywać wszystkie konta w planie kont jednostki, tj. również konta, na których nie ma obrotów w danym okresie oraz konta nieaktywne, na których nie rejestruje się obrotów od kilku lat, ale nie zostały usunięte z planu kont?

W strukturze logicznej JPK_KR_PD w węźle ZOiS należy wykazywać konta księgowe, na których w raportowanym okresie występują obroty, salda. Zatem tzw. konta "nieaktywne" (które nie mają salda na BO i nie wykazują zapisów w raportowanym okresie) nie są wykazywane.

» Klient w połowie przyszłego roku planuje zmienić system finansowo-księgowy i w związku z tym wspomniał, że planuje przygotować dwa pliki JPK_KR_PD (jeden za pierwszą połowę przyszłego roku ze starego systemu, drugi za drugą połowę roku z nowego systemu). Czy takie podejście będzie dopuszczalne?

Pliki JPK_KR_PD mogą być generowane za dowolne okresy, weryfikowana będzie jednak ciągłość zapisów.

» Czy w związku z faktem, że dla jednostek stosujących MSSF nie zostały określone (brak załącznika) znaczniki identyfikujące konta ksiąg, spółka powinna zastosować własne opisy tych pól, które byłyby zbieżne z prezentacją poszczególnych kont w sprawozdaniu MSSF?

Do czasu udostępnienia odrębnego słownika jednostki stosujące MSSF nie mają obowiązku przypisywania znaczników do kont księgowych.

» Czy podatnicy prowadzący pełne księgi nie będą już zobowiązani do udostępniania pliku JPK_KR na żądanie, a zamiast tego będą musieli przesyłać plik JPK_KR_PD tylko raz w roku?

Wprowadzenie JPK_KR_PD nie powoduje likwidacji JPK_KR na żądanie. JPK_KR będzie funkcjonował m.in. za okresy przed wejściem w życie obowiązku raportowania w postaci JPK_KR_PD.