Ewidencja księgowa zakupu telefonu na raty

Zasadniczo forma rozliczeń pomiędzy dostawcą i odbiorcą za nabycie danej rzeczy nie ma wpływu na sposób kwalifikacji zakupionego składnika majątku do odpowiedniej grupy aktywów, ani na termin jego wprowadzenia do ewidencji bilansowej. Zakup na raty w księgach rachunkowych wyróżnia się jedynie tym, że zapłata za zakupiony składnik majątku odbywa się w ratach i wpływa to na rozrachunki pomiędzy dostawcą i odbiorcą. Na koncie rozrachunkowym z dostawcą przez okres spłaty, określony w umowie, pozostaje nierozliczone saldo zobowiązania wobec dostawcy, które to saldo maleje w miarę spłaty rat.

Z kolei prawidłowe ujęcie zakupionego składnika majątku do odpowiedniej grupy aktywów odbywa się na takich samych zasadach, jak pozostałych składników. Oznacza to, że w przypadku zakupu telefonu o wartości 1.000 zł jednostka powinna uwzględnić zapisy przyjęte w tym zakresie w swojej polityce rachunkowości.

Przypominamy, że z ustawy o rachunkowości wynika, iż środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby jednostki (zob. art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości). Jak widać przepisy ustawy nie precyzują jaka powinna być najmniejsza wartość środka trwałego, dlatego też wszystkie składniki, które jednostka zamierza użytkować dłużej niż rok, oraz jeśli spełniają również pozostałe kryteria wymienione w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, stanowią środki trwałe.

Ustawa o rachunkowości w art. 4 ust. 4 przewiduje możliwość zastosowania uproszczeń, pod warunkiem, że ich stosowanie nie wywrze ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Jednostka może więc przyjąć w swojej polityce rachunkowości zasadę, że składniki majątku, które nie przekraczają wartości np. 3.500 zł (lub też innej kwoty ustalonej samodzielnie z uwzględnieniem zasady ostrożności) nie będą zaliczane w księgach rachunkowych do środków trwałych, ale jednostka będzie je ujmować bezpośrednio w koszty zużycia materiałów w miesiącu oddania do używania.

Ewidencja księgowa zakupu telefonu na raty może więc przebiegać następująco:

Dla celów podatkowych wydatek na zakup telefonu o wartości początkowej 1.000 zł netto jednostka może zaliczyć bezpośrednio w koszty w momencie oddania go do używania (por. art. 16d ust. 1 updop lub art. 22d ust. 1 updof).

Zwracamy przy tym uwagę, że w odniesieniu do środków trwałych posiadanie prawa własności lub współwłasności do składnika majątku jest w świetle przepisów podatkowych warunkiem uznania go za podlegający amortyzacji środek trwały (zob. art. 16a ust. 1 updop oraz art. 22a ust. 1 updof). Generalnie przy sprzedaży na raty własność rzeczy przechodzi na kupującego w momencie zakupu, a ratalny sposób zapłaty wpływa jedynie na wzajemne rozrachunki sprzedawcy i nabywcy. Jeśli jednak umowa sprzedaży zawiera zapis o zastrzeżeniu prawa własności do dnia uiszczenia ostatniej raty (por. art. 589 K.c.), dla celów podatkowych, kupujący może dany przedmiot transakcji uznać za środek trwały oraz rozpocząć jego amortyzację dopiero w momencie przeniesienia własności, tzn. w tym przypadku w chwili całkowitej za niego zapłaty.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka zawarła umowę kupna na raty telefonu komórkowego, którego cena nabycia wynosiła: 1.000 zł netto. Płatność za telefon została rozłożona na 10 równych rat. W umowie nie zastrzeżono prawa własności do uiszczenia ostatniej raty. Oznacza to, że przeniesienie własności na spółkę nastąpiło z chwilą sprzedaży.

2. Jednostka otrzymała fakturę za telefon w kwocie brutto: 1.230 zł i uregulowała pierwszą ratę w kwocie: 123 zł.

3. Zgodnie z założeniami polityki rachunkowości, składniki majątku o niskiej jednostkowej wartości do kwoty: 3.500 zł jednostka zalicza w ciężar kosztów zużycia materiałów w momencie oddania do używania. Ewidencję kosztów prowadzi na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: