Montaż monitoringu w księgach rachunkowych

W budynku administracyjnym zamontowaliśmy monitoring. Czy wydatki na ten cel należy w księgach rachunkowych potraktować jako odrębny środek trwały, czy uznać za ulepszenie środka trwałego i odnieść je na zwiększenie wartości początkowej budynku? Jeśli mają one stanowić odrębny środek trwały, to do jakiej grupy KŚT należy go przyporządkować?

Ujęcie w księgach rachunkowych wydatków na montaż monitoringu uzależnione jest od tego, czy jest on trwale związany z konstrukcją budynku, czy nie.

Wskazówki dotyczące kwalifikacji środków trwałych do odpowiedniej grupy KŚT zostały zawarte w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) - Dz. U. z 2016 r. poz. 1864. Z objaśnień szczegółowych do grupy 1 KŚT wynika, że wyposażenie budynku stanowią wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcję budynku na stałe, m.in. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku (np. wbudowane meble). Dlatego, jeśli system monitoringu został wmontowany w konstrukcję budynku na stałe, wydatki poniesione na jego zakup i montaż traktuje się jako ulepszenie istniejącego środka trwałego.

Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości wartość początkową środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego składnika majątku po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną wartość przy przyjęciu go do używania. W takiej sytuacji nakłady na zakup i montaż monitoringu w księgach mogą być ujęte zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe" (w analityce: Budynek, nr inwentarzowy...),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Z kolei w przypadku, gdy monitoring nie jest na stałe związany z konstrukcją budynku i można go w każdej chwili wymontować i zainstalować w innym miejscu, może stanowić środek trwały, który należy traktować jako odrębny obiekt. Wtedy, co do zasady, należałoby wprowadzić go do ewidencji środków trwałych (por. art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości). Można tego dokonać zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe" (w analityce: Monitoring, nr inwentarzowy...),

- Ma konto 30.

Monitoring, który nie jest wbudowany na stałe w konstrukcję budynku i stanowi odrębny środek trwały, zalicza się do grupy 6 KŚT "Urządzenia techniczne".