Polisa ubezpieczeniowa w księgach rachunkowych

Jednostka wykupiła polisę ubezpieczeniową dotyczącą majątku firmowego, która obejmuje okres od maja 2015 r. do kwietnia 2016 r. Czy jednostka prowadząca księgi rachunkowe może skorzystać z uproszczenia i ująć ten wydatek w kosztach w dacie jego poniesienia, jeśli stanowi on kwotę nieistotną? Koszty działalności operacyjnej rozliczane są tylko na kontach zespołu 4.

Zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy rozliczeń międzyokresowych kosztów powinny następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób ich rozliczania powinien być uzasadniony charakterem kosztów podlegających rozliczeniu w czasie z zachowaniem zasady ostrożności. Polisa ubezpieczeniowa, o której mowa w pytaniu, obejmuje okres 12 miesięcy od maja 2015 r. do kwietnia 2016 r. Jednostka, co do zasady, powinna rozliczyć ten wydatek za pośrednictwem konta 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów", odnosząc w koszty co miesiąc 1/12 kwoty. W jednostce rozliczającej koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4 ewidencja kosztów ubezpieczenia mogłaby przebiegać zapisami:

a) zarachowanie kosztów ubezpieczenia do kosztów rodzajowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) odpis składki ubezpieczeniowej przypadającej na bieżący miesiąc

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Możliwość skorzystania z uproszczenia w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości daje jednostce art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Pod warunkiem, że jego zastosowanie nie będzie miało istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz wynik finansowy. Jeżeli koszt polisy został uznany przez jednostkę za nieistotny, to może ona nie rozliczać go czasie, lecz ująć jednorazowo w kosztach zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzaju" (w analityce: Pozostałe koszty),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Należy jednak pamiętać, że w rachunku podatkowym koszty ubezpieczenia jako niezwiązane bezpośrednio z przychodami, muszą być przypisane do tego roku, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c ustawy o pdof - Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm. i art. 15 ust. 4d ustawy o pdop - Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Jednostka może w celu ujednolicenia rozliczenia kosztów dla celów podatkowych i rachunkowych zaewidencjonować w kosztach bieżącego okresu wydatek w części dotyczącej 2015 r., a pozostałą część obejmującą 2016 r. ująć na koncie 64 i odnieść w koszty w przyszłym roku - pod datą 1 stycznia 2016 r.