Zmniejszanie zobowiązań i rezerw zapisami ujemnymi

Chcemy do zakładowego planu kont wprowadzić zapis, że zmniejszenia zobowiązań (np. korekty faktur) oraz zmniejszenia lub rozwiązanie rezerw księgowanych na koncie 64 (w okresie, w którym stwierdzono, że zobowiązanie nie powstało) dokonywane będą zapisami ujemnymi, zachowując czystość obrotów na kontach kosztowych. Czy w świetle ustawy o rachunkowości taka zmiana będzie prawidłowa?

Generalną zasadą jest, iż zmniejszenia kosztów ewidencjonowanych na kontach zespołu 4, 5 lub 7, dokonuje się po stronie Ma tych kont. Zmniejszenie zobowiązań - na podstawie korekty faktury - księguje się wówczas zapisami:

a) wyksięgowanie wartości brutto zobowiązania:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) wyksięgowanie VAT naliczonego:

- Ma konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wyksięgowanie wartości netto (w zależności od tego, co było przedmiotem korygowanej transakcji):

- Ma konto zespołu 4, 5 lub 7.

Natomiast zmniejszenie lub rozwiązanie rezerw księgowanych na koncie 64 (w okresie, w którym stwierdzono, że zobowiązanie nie powstało) ujmuje się zapisem:

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto zespołu 4 lub 5.

W celu zachowania czystości obrotów zaleca się stosowanie dodatkowo tzw. zapisu technicznego, szczególnie dla kont wynikowych (przychodów, kosztów). Zapis ten polega na dokonaniu po obu stronach tego samego konta zapisów takich samych kwot, ale ze znakiem ujemnym.

Naszym zdaniem nic nie stoi na przeszkodzie, aby jednostka przyjęła w ZPK zasadę, iż zmniejszenia zobowiązań na podstawie faktur korygujących lub rozwiązania rezerw dokonywać będzie zapisem ujemnym po stronie Wn kont zespołu 4, 5 lub 7.

Zapis ujemny polega na ujęciu w księgach rachunkowych kwot korygujących na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których dokonano zapisu pierwotnego, ale ze znakiem ujemnym. Zmniejszenie zobowiązań - na podstawie korekty faktury - księguje się w takiej sytuacji zapisami:

a) wyksięgowanie wartości brutto zobowiązania - ze znakiem minus:

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) wyksięgowanie VAT naliczonego - ze znakiem minus:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wyksięgowanie wartości netto - ze znakiem minus (w zależności od tego, co było przedmiotem korygowanej
transakcji):

- Wn konto zespołu 4, 5 lub 7.

Natomiast zmniejszenie lub rozwiązanie rezerw księgowanych na koncie 64 (w okresie, w którym stwierdzono, że zobowiązanie nie powstało) podlega ewidencji zapisem ujemnym w postaci:

- Wn konto zespołu 4 lub 5,
- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Ujęcie faktury korygującej za pomocą zapisów ujemnych pozwala zachować czystość obrotów na kontach, "wyzerowuje" bowiem wartość zapisu pierwotnego.