Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 10 (586) z dnia 20.05.2023

Koszty polisy ubezpieczeniowej ujmowane za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych

Nasz jednostka jest zobowiązana do zawarcia umowy ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Wykupiliśmy polisę na 12 miesięcy i będziemy ją rozliczać w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Czy prowadząc wyłącznie konta zespołu 4 przy rozliczaniu kosztów w czasie powinniśmy zawsze stosować konto 49 "Rozliczenie kosztów"?

Koszty ubezpieczeń ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie polis ubezpieczeniowych, spełniających wymogi dla dowodu księgowego, wynikające z art. 21 ust 1 i 1a ustawy o rachunkowości. Umowy ubezpieczenia zawierane są najczęściej na 12 miesięcy, zatem dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Przypominamy, iż okresem sprawozdawczym może być np. miesiąc, kwartał lub rok. Z art. 39 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostka dokonuje czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Wielkość odpisów ustala się najczęściej dzieląc kwotę składki ubezpieczenia na liczbę miesięcy lub dzieląc tę kwotę na liczbę dni. Przyjęty sposób rozliczania kosztów w czasie jednostka powinna wskazać w swojej polityce rachunkowości.

Koszty ubezpieczenia OC, o których mowa w pytaniu, dotyczące szkód wyrządzonych w odniesieniu do prowadzonej działalności gospodarczej, stanowią koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki i ujmuje je na kontach zespołu 4 i/lub 5. Ewidencję czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, dotyczących działalności operacyjnej jednostki, prowadzi się na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Wartości ujęte na tym koncie stopniowo rozlicza się w czasie przez ich odnoszenie na odpowiednie konto kosztów działalności operacyjnej. Ewidencja i rozliczanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów może przebiegać na dwa sposoby. Pierwszym sposobem jest wstępne ujęcie kosztów, na podstawie dowodów źródłowych, na kontach kosztów rodzajowych (w przypadku ubezpieczenia OC firmy właściwym kontem w zespole 4 do ewidencji kosztów ubezpieczenia, może być konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe"), a następnie za pośrednictwem konta 49 "Rozliczenie kosztów" przenosi się je na konto 64-0. Przy tym sposobie ewidencji, w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat metodą porównawczą, zmiana stanu konta 64-0 jest uwzględniana w zmianie stanu produktów. Natomiast w jednostkach stosujących ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 (lub na kontach zespołu 4 i 5) można zastosować inny sposób ewidencji kosztów rozliczanych w czasie, polegający na ujmowaniu ich wprost z dokumentów źródłowych na koncie 64-0, tj. z pominięciem kont kosztów rodzajowych i konta 49. W przypadku sporządzania rachunku zysków i strat metodą porównawczą, stosując ten sposób rozliczania kosztów w czasie, zmiana stanu konta 64-0 nie jest uwzględniana w zmianie stanu produktów. Decyzję w sprawie sposobu ewidencji i rozliczania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.

Należy dodać, że jeżeli wartość składki na ubezpieczenie OC nie jest dla jednostki istotna, to może ona zaliczyć ją jednorazowo w koszty. W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostka może bowiem stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (por. art. 4 ust. 4 i 4a ustawy o rachunkowości). W ramach uproszczeń jednostka może całość kosztów dotyczących polisy ubezpieczeniowej rozliczyć jednorazowo w danym okresie sprawozdawczym. Jeżeli ubezpieczenie dotyczy dwóch lat obrotowych, to część składki dotyczącą bieżącego roku obrotowego ujmuje się w ciężar kosztów tego roku, a część dotyczącą roku następnego - jednorazowo w styczniu kolejnego roku.