Rozwiązanie rezerwy na nagrody jubileuszowe w związku z ich wypłatą

Na koniec 2018 r. utworzyliśmy rezerwę na nagrody jubileuszowe dla pracowników. Na początku września 2019 r. część z tych nagród wypłaciliśmy. Na jakim koncie zaksięgować rozliczenie rezerwy? Prowadzimy konta zespołu 4 i 5.

W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 rozwiązanie rezerwy na nagrody jubileuszowe do wysokości rzeczywiście wykorzystanych kosztów następuje zapisem odwrotnym do jej utworzenia, tj. zapisem: Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów", Ma konto zespołu 5.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu przyszłych świadczeń na rzecz pracowników dokonywane są w szczególności z tytułu świadczeń emerytalnych (por. art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Jak wynika z wyjaśnień zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe", odprawy emerytalne i rentowe oraz nagrody jubileuszowe to długoterminowe świadczenia pracownicze zależne od stażu pracy. Prawo do tych świadczeń nabywają pracownicy przez cały okres ich zatrudnienia w jednostce. Wiąże się to więc z powstaniem zobowiązania jednostki w stosunku do pracowników w przyszłości. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu tych zobowiązań powinny być ustalane w wiarygodnie oszacowanej wartości. Ujmuje się je w ciężar kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną w bieżącym okresie. Jeśli jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, to utworzenie rezerwy na nagrody jubileuszowe zaewidencjonowała w ubiegłym roku obrotowym w ciężar odpowiedniego konta w zespole 5 w korespondencji z kontem 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Należy podkreślić, iż każda rezerwa może być wykorzystana zgodnie z celem, na jaki była pierwotnie utworzona. Odnosi się to również do biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Wykorzystanie rezerwy następuje w związku z powstaniem zobowiązania, na które była utworzona. Stosownie do art. 35d ust. 3 ustawy o rachunkowości powstanie zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, zmniejsza rezerwę. Zatem rozwiązanie rezerwy do wysokości rzeczywiście poniesionych kosztów, w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5, następuje w sposób zaprezentowany poniżej.

Ewidencja księgowa rozwiązania rezerwy na nagrody jubileuszowe w jednostce
stosującej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5

1. Rzeczywiście poniesione koszty na podstawie listy płac:

- Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia",
- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

oraz równolegle:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

2. Rozliczenie rezerwy na nagrody jubileuszowe do wysokości rzeczywiście poniesionych kosztów:

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto zespołu 5.

Zwracamy uwagę, iż nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS nagrody jubileuszowe, jeżeli według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat (por. § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).