Czy koszt ubezpieczenia samochodu ująć w księgach poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe?

Jednostka wykupiła ubezpieczenie samochodu firmowego i opłaciła je w 2022 r. Ubezpieczenie dotyczy lat 2022-2024. Czy należy rozliczać taki koszt w księgach rachunkowych poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów? Jeżeli tak, to w jaki sposób zaksięgować to rozliczenie, jeżeli jednostka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4 i 5?

Koszty ubezpieczenia - jeżeli dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych - wskazane jest rozliczać w czasie, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Dla celów bilansowych koszty ubezpieczenia samochodu zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej. Z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (por. art. 39 ust. 3 ww. ustawy). Koszty rozliczane w czasie ujmuje się na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

W przypadku gdy w ocenie jednostki kwota składki jest nieistotna, część składki dotyczącą roku bieżącego można odnieść w koszty bilansowe w momencie poniesienia (bez rozliczania w czasie co miesiąc), zaś część kosztów dotyczącą lat następnych - ujmować na koncie 64-0 i odnosić w koszty bilansowe w styczniu kolejnego roku obrotowego.

Ewidencja księgowa kosztów ubezpieczenia rozliczanych w czasie,
w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5

1. Koszt ubezpieczenia samochodu na podstawie polisy:

- Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto imienne ubezpieczyciela).

2. PK - przeniesienie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

3. PK - zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy:

- Wn konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

W praktyce jednostki stosujące ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 mogą przyjąć alternatywny sposób ewidencji i rozliczania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Polega on na ujmowaniu kosztów przewidzianych do rozliczenia w czasie bezpośrednio z polisy ubezpieczeniowej, zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 24, czyli z pominięciem ewidencji na kontach 40 i 49. Następnie następuje zarachowanie kosztu ubezpieczenia do okresu, którego dotyczy, zapisem: Wn konto 40, Ma konto 64-0 oraz równolegle: Wn konto zespołu 5, Ma konto 49.