Obrót gotówkowy w księgach rachunkowych

Przyjmowanie przez jednostkę gotówki i jej wydatkowanie określa się jako obrót gotówkowy. Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych zasad dotyczących obrotu gotówkowego. Oznacza to, że reguły te jednostki określają we własnym zakresie. Regulacje dotyczące obrotu gotówkowego mogą zostać zawarte w zatwierdzonej przez kierownika jednostki instrukcji kasowej.

Zasady obrotu gotówkowego

W prawie bilansowym nie wskazano szczegółowych reguł dotyczących ewidencji w księgach rachunkowych operacji gotówkowych. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Aby księgi zostały uznane za prowadzone bieżąco, należy m.in. wpłaty i wypłaty dokonywane gotówkowo ewidencjonować w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Tak wynika z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Przy czym w przypadku prowadzenia kasy, dla operacji gotówkowych powinny być prowadzone konta ksiąg pomocniczych (art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości). Decyzję w sprawie prowadzenia lub nie kasy w jednostce podejmuje jej kierownik. Jeśli skorzystano z uproszczenia i zrezygnowano z prowadzenia kasy, to odpowiedni zapis w tej kwestii należy zawrzeć w zasadach (polityce) rachunkowości.

Gdy w jednostce zaprowadzono kasę, szczegółowe zasady obrotu gotówkowego najczęściej określa się w instrukcji kasowej, stanowiącej element zasad (polityki) rachunkowości. Instrukcję tę zatwierdza kierownik jednostki. W dokumencie tym należy określić m.in.:

zakres obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku kasjera,
zasady zabezpieczania pomieszczeń kasowych i przechowywanych środków pieniężnych,
minimalny zapas gotówki pozostający w kasie (tzw. pogotowie kasowe),
tryb wykonywania operacji kasowych i sposób ich udokumentowania,
częstotliwość sporządzania raportów kasowych,
częstotliwość dokonywania inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie.

W przypadku prowadzenia kasy walutowej dodatkowo należy ustalić, według jakiej metody dokonywana jest wycena rozchodu waluty z kasy. Wyceny rozchodu środków pieniężnych z kasy walutowej można dokonać według metod wskazanych w art. 34 ust. 4 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości, tj. według kursów przeciętnych (średnioważonych), metody FIFO lub LIFO.

Dokumentowanie operacji kasowych

Podmioty prowadzące kasę i ewidencjonujące wpływy i wypłaty środków pieniężnych na koncie 10 "Kasa" sporządzają raport kasowy. W dokumencie tym, który jest dowodem zbiorczym wtórnym, ujmuje się wpłaty i wypłaty gotówki w danym dniu. Zapisy w raporcie kasowym są dokonywane chronologicznie, a każda operacja ujmowana jest pod datą jej faktycznego przeprowadzenia.

Operacje gotówkowe mogą być dokumentowane dowodami źródłowymi (np. fakturami lub rachunkami) oraz dowodami "KP - Kasa przyjmie" i "KW - Kasa wypłaci", które stanowią generalnie dowody zastępcze, czyli dokumentujące wpłaty i wypłaty, gdy brakuje dowodu źródłowego. W zakresie sporządzania dowodów KP i KW jednostki mogą stosować różne rozwiązania. Można przyjąć, że wystawia się je jedynie jako dowody zastępcze, w sytuacji gdy dana wpłata lub wypłata nie jest udokumentowana dowodem źródłowym. Inna metoda to sporządzanie dowodów KP i KW za każdym razem, gdy dochodzi do wpływu lub rozchodu środków pieniężnych z kasy, również wtedy, gdy daną operację dokumentuje dowód źródłowy. Przyjmując takie rozwiązanie, trzeba mieć na uwadze, że jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą dokonania zapisu. Stanowi o tym art. 22 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Wybrany sposób postępowania z dowodami KP i KW należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości.

Do raportu kasowego dołącza się dowody, w oparciu o które został on sporządzony. Zatem jeśli przyjęto, że dowody KP i KW wystawiane są na okoliczność każdej wpłaty i wypłaty, to do raportu kasowego dołączone zostaną tylko dowody KP i KW. W drugim przypadku będzie on zawierał zarówno dowody źródłowe, jak i dowody KP i KW.

O częstotliwości sporządzania raportu kasowego decyduje kierownik jednostki. W zależności od liczby dokonywanych operacji gotówkowych raport kasowy może być sporządzany każdego dnia, a gdy liczba operacji gotówkowych dokonywanych w jednym dniu jest niewielka - za pewien okres, np. tygodnia, 10 dni lub miesiąca (przykład). Nie można go przygotowywać za okres przekraczający miesiąc.

Ewidencja na koncie "Kasa"

Do ewidencji w księgach rachunkowych gotówki znajdującej się w kasie jednostki służy konto 10 "Kasa". Ewidencję analityczną do konta 10 należy prowadzić ze szczegółowością umożliwiającą ustalenie faktycznych stanów gotówki w złotych oraz wyrażonej w walucie obcej - według poszczególnych walut i po przeliczeniu na złote. Konta analityczne powinny być prowadzone oddzielnie dla każdej kasy i osoby materialnie odpowiedzialnej. Różnice kursowe związane z wyceną gotówki w walucie obcej ustala się i rozlicza z uwzględnieniem art. 30 i art. 35 ust. 8 ustawy o rachunkowości.

Po stronie Wn konta 10 "Kasa" ujmowane są:

wpływy gotówki do kasy w wartości nominalnej, w tym nadwyżki kasowe ujawnione w trakcie spisu z natury,
dodatnie różnice kursowe powstałe w związku z wyceną gotówki w walucie obcej.

Z kolei po stronie Ma tego konta ewidencjonowane są:

rozchody gotówki z kasy w wartości nominalnej, w tym stwierdzone niedobory kasowe,
ujemne różnice kursowe powstałe w związku z wyceną gotówki w walucie obcej.

Operacje gotówkowe można ująć w księgach w następujący sposób:

a) wpływ gotówki do kasy

- Wn konto 10 "Kasa",

- Ma różne konta,

b) rozchód gotówki z kasy

- Wn różne konta,

- Ma konto 10 "Kasa".

Konto 10 może wykazywać wyłącznie saldo po stronie Wn (debetowe), które odzwierciedla stan gotówki w kasie jednostki na dany dzień.

Inwentaryzacja

Jednostki prowadzące kasę muszą przeprowadzić inwentaryzację środków pieniężnych znajdujących się w kasie w drodze spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy, po jej zakończeniu, albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym - przed jej rozpoczęciem.

Przeprowadzenie inwentaryzacji gotówki wskazane jest również, gdy następuje zmiana kasjera. Inne jej terminy powinny wynikać z instrukcji kasowej.

Inwentaryzację w drodze spisu z natury środków pieniężnych w kasie przeprowadza się poprzez ustalenie ich faktycznego stanu. Gdy jednostka prowadzi więcej niż jedną kasę, zaleca się, aby inwentaryzację we wszystkich kasach przeprowadzać w tym samym czasie. W ten sposób można zapobiec przemieszczaniu gotówki z kasy do kasy. Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie polega na spisaniu ich ilości z natury poprzez przeliczenie posiadanej gotówki - banknotów i monet. Następnie trzeba porównać stan rzeczywisty ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół. Jeśli wystąpią różnice pomiędzy rzeczywistym stanem gotówki a stanem według raportu kasowego, kasjer ma obowiązek je wyjaśnić.

Nieprowadzenie konta "Kasa"

Kierownik jednostki może zdecydować, że kasa nie będzie prowadzona. Wówczas nie ma konieczności wyodrębnienia w zakładowym planie kont konta 10 "Kasa" i nie trzeba ujmować operacji gotówkowych za pośrednictwem tego konta ani sporządzać raportów kasowych. Uproszczenie takie można stosować w mniejszych jednostkach, w których operacje gotówkowe realizowane są przez właściciela (w przypadku firmy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą) lub wspólników (np. w spółkach osobowych lub cywilnych). Należy mieć na uwadze, że w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostka może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Jeśli operacje gotówkowe nie są ujmowane na koncie 10 "Kasa", to do ich ewidencjonowania może służyć konto 24 "Pozostałe rozrachunki", do którego wskazane jest prowadzić ewidencję analityczną np. według poszczególnych wspólników oraz tytułów rozrachunków. Sposób ujmowania operacji gotówkowych w przypadku nieprowadzenia konta 10 "Kasa" trzeba opisać w zasadach (polityce) rachunkowości.

Gdy zrezygnowano z prowadzenia konta 10 "Kasa", operacji gotówkowych nie można dokumentować dowodami KP i KW. Wpływ i rozchód gotówki powinny być wówczas udokumentowane dowodem księgowym spełniającym wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

W księgach rachunkowych ewidencja operacji gotówkowych ujmowanych na koncie rozrachunkowym może przebiegać w następujący sposób:

1. WB - pobranie gotówki z rachunku bankowego, np. w celu uregulowania płatności za zobowiązania firmy:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Imienne konto wspólnika/Rozrachunki z właścicielem - operacje gotówkowe),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

2. Uregulowanie zobowiązań gotówką przez właściciela/wspólnika wobec kontrahentów:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Imienne konto wspólnika/Rozrachunki z właścicielem - operacje gotówkowe),

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

3. WB - zwrot niewykorzystanej gotówki na rachunek bankowy:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Imienne konto wspólnika/Rozrachunki z właścicielem - operacje gotówkowe).

Przykład

Założenia

Jednostka prowadząca kasę ze względu na niewielką liczbę operacji gotówkowych sporządza raporty kasowe za okres tygodnia.
Stan gotówki w kasie na dzień 2 września 2019 r. wynosił 950 zł. Za okres od 2 do 6 września 2019 r. sporządzono raport kasowy nr 36/2019. W kasie miały wówczas miejsce następujące operacje gotówkowe:

a) 2 września 2019 r. pracownikowi Janowi Kosowi na podstawie wniosku o zaliczkę wypłacono 800 zł na przewidywane koszty podróży służbowej,

b) 4 września 2019 r. przyjęto do kasy gotówkę pobraną z bankomatu w kwocie 1.200 zł (udokumentowano to dowodem KP nr 27/2019),

c) 5 września 2019 r. pracownik Adam Nowak przedstawił fakturę nr 45/09/19 za zakupy firmowe na kwotę 320 zł, którą uregulował z prywatnych środków (wystawiono dowód KW nr 89/2019),

d) 6 września 2019 r. kontrahent uregulował gotówką zapłatę za fakturę sprzedaży nr 67/08/19 w kwocie 369 zł - sporządzono dowód KP nr 28/2019.

Do raportu kasowego dołączono dowód źródłowy (wniosek o zaliczkę) oraz wystawione przez kasjera dowody KP i KW.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. RK nr 36/2019 - raport kasowy:
a) wniosek o zaliczkę z 2.09.2019 r. (Jan Kos)	800 zł	23-4	10
b) KP nr 27/2019 - pobranie gotówki z bankomatu	1.200 zł	10	13-9
c) KW nr 89/2019 - zapłata za fakturę zakupu nr 45/09/19 (Adam Nowak)	320 zł	23-4	10
d) KP nr 28/2019 - zapłata za fakturę sprzedaży nr 67/08/19	369 zł	10	20