Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 24 (624) z dnia 20.12.2024

Paczki mikołajkowe dla dzieci sfinansowane z ZFŚS

Nasza spółka z o.o. w grudniu zakupiła paczki mikołajkowe dla dzieci pracowników. Paczki w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS. Jak zaksięgować zakup i wydanie tych paczek? Czy należy je oskładkować i opodatkować?

Zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS oraz gospodarowania środkami tego funduszu reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), dalej zwana ustawą o ZFŚS. Jak wynika z art. 8 ust. 1 tej ustawy, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinien określać regulamin ZFŚS (por. art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, bez względu na ich wysokość, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Powyższe wynika z treści § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146 ze zm.).

Dla celów podatku dochodowego paczki mikołajkowe należą do świadczeń rzeczowych, których wartość stanowi, co do zasady, przychód pracownika ze stosunku pracy, który może do określonej kwoty korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Jeśli zatem wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika ze środków ZFŚS w 2024 r. przekroczy kwotę 1.000 zł, to od nadwyżki ponad ten limit pracodawca będzie musiał pobrać podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zwracamy jednak uwagę, iż obecnie organy podatkowe uznają, że prezenty (upominki) przekazywane pracownikom (dzieciom pracowników), np. z okazji świąt, stanowią darowiznę i w konsekwencji nie stanowią dla pracowników przychodu ze stosunku pracy. 

Oznacza to, że otrzymane upominki (prezenty) nie są rozpatrywane na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), lecz na podstawie ustawy o podatku od spadków i darowizn (por. np. interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 lutego 2024 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.1141.2023.1.JK3, oraz z 14 lutego 2024 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.39.2024.2.DJ). Analogiczne stanowisko organy podatkowe zaczęły także prezentować w odniesieniu do paczek świątecznych sfinansowanych ze środków obrotowych pracodawcy (por. np. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 października 2022 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.599.2022.1.GG). W związku z tym zwróciliśmy się do Ministerstwa Finansów z prośbą o potwierdzenie, czy rzeczywiście otrzymanie przez pracownika np. paczki dla dziecka z okazji Dnia Dziecka czy świąt należy rozpatrywać w kategorii darowizny. 

Resort finansów w piśmie z 29 maja 2024 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, wyjaśnił m.in.:

"(...) W przypadku świadczeń w postaci drobnych upominków rzeczowych dla pracowników z okazji wskazanych w (...) zapytaniu, tj. świąt, Dnia Dziecka, czy okoliczności takich jak narodziny dziecka, ślub pracownika, które przede wszystkim nie stanowią dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji za wykonaną pracę, Dyrektor KIS uznaje (...), że ich otrzymanie nie skutkuje powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy PIT, lecz ich przekazanie stanowi darowiznę (...)".

W świetle powyższego pojawiły się kolejne wątpliwości w zakresie przekazywanych świadczeń rzeczowych finansowanych ze środków ZFŚS. Zwróciliśmy się więc do Ministerstwa Finansów z prośbą o wyjaśnienie, czy przekazanie pracownikom wskazanych świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS również stanowi darowiznę, skoro ZFŚS przeznaczony jest zasadniczo do finansowania działalności socjalnej (tj. świadczeń niebędących gratyfikacją za wykonaną pracę)? 

W odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa, otrzymanej 14 listopada 2024 r., czytamy:

"pytanie dotyczy świadczeń otrzymywanych na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przyznawane są one pracownikom jako element wsparcia socjalnego, do którego zobowiązany jest pracodawca na mocy tej ustawy. Dlatego też nie można ich rozpatrywać w kontekście umowy darowizny uregulowanej przepisami kodeksu cywilnego. Tego rodzaju świadczenia są zatem przychodem w rozumieniu ustawy PIT. Świadczenia te korzystają ze zwolnienia w granicach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy PIT".

W świetle ostatniej odpowiedzi, otrzymane przez pracownika (dzieci pracownika) paczki mikołajkowe sfinansowane przez ZFŚS należy traktować jako przychód pracownika ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia na warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

W kwestii VAT, jeśli zakup paczek świątecznych dla dzieci pracowników został w całości sfinansowany ze środków ZFŚS, to czynności związane z ich zakupem, jak i przekazaniem pracownikom pozostają poza zakresem ustawy o VAT. 

Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 27 maja 2013 r., nr PT1/033/20/831/KSB/12/RD50859, która naszym zdaniem pozostaje wciąż aktualna, stwierdził:

"(...) gdy pracodawca działa jako administrator Funduszu i dokonuje zakupów towarów i usług, które następnie przekazuje nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie pracownikom albo innym osobom upoważnionym do korzystania z Funduszu, czynności te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (...)".

W księgach rachunkowych do ewidencji zwiększeń i zmniejszeń funduszu służy konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Wykorzystanie funduszu na cele przewidziane w przepisach prawa, w tym m.in. na pokrycie wydatków finansowanych z tego funduszu, ujmuje się po stronie Wn konta 85-0. Jeśli zatem jednostka stosuje konto 30 "Rozliczenie zakupu", to zakup paczek lub artykułów składających się na paczki może ująć - na podstawie otrzymanej faktury od dostawcy - zapisem po stronie Wn konta 30, w korespondencji ze stroną Ma konta 21 "Rozrachunki z dostawcami". Z kolei przekazanie paczek pracownikom może zaewidencjonować na zmniejszenie ZFŚS, tj. zapisem po stronie Wn konta 85-0, w korespondencji ze stroną Ma konta 30.

Należy pamiętać, że w przypadku gdy zapłata za fakturę nastąpi z bieżącego rachunku pracodawcy, trzeba dokonać refundacji środków z rachunku bankowego ZFŚS.

Ewentualną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca ujmuje w księgach rachunkowych na podstawie listy płac na zasadach ogólnych przyjętych w jednostce.