Uzgodnienie salda konta ZFŚS oraz wyodrębnionego rachunku bankowego tego funduszu

Jesteśmy jednostką samorządu terytorialnego. Okazało się, że między rachunkiem bankowym ZFŚS a kontem księgowym jest niezgodność (wykazaliśmy w bilansie mniejszy stan konta niż był w rzeczywistości). Co powinniśmy w tej sytuacji zrobić, jeśli sprawozdanie finansowe jest już zatwierdzone?

Na każdy dzień bilansowy środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) zgromadzone na koncie 851 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" wskazane jest poddać inwentaryzacji w drodze weryfikacji oraz ustalić drogą uzgodnienia sald z bankiem saldo konta 135 "Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia" (w analityce: Rachunek ZFŚS). Generalnie, na dzień bilansowy nie powinny pozostawać w księgach rachunkowych niezweryfikowane salda. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (por. art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Stan środków zgromadzonych na koncie 851 wymaga ponadto uzgodnienia ze stanem środków zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym 135. Przy czym, nie oznacza to, że oba konta powinny wykazywać zawsze takie same salda. Różnicę mogą stanowić nieprzekazane przez jednostkę na wyodrębniony rachunek bankowy środki pieniężne w wysokości odpisów na ZFŚS - co oznacza, że zapisom na koncie funduszu nie towarzyszyły wpływy na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS. Różnicę stanowić mogą również środki w postaci udzielonych pracownikom pożyczek z ZFŚS, gdyż udzielenie pożyczki i jej zwrot nie ma wpływu na samo konto 851. Jeżeli salda tych kont nadal są niezgodne (po uwzględnieniu uzasadnionych różnic, o których mowa wyżej), to należy zwrócić uwagę na ewidencję w księgach rachunkowych odsetek od środków na rachunku ZFŚS, jak również prowizji pobieranych przez bank za prowadzenie tego rachunku. Naliczone przez bank odsetki od środków na rachunku bankowym ZFŚS zwiększają bowiem kwotę tego funduszu na koncie 851 (zapisem: Wn konto 135, Ma konto 851). Z kolei opłaty bankowe i prowizje związane z prowadzeniem przez bank odrębnego rachunku bankowego ZFŚS wymaganego przepisami ustawy o ZFŚS, zobowiązany jest ponosić pracodawca z bieżących środków i odnosić w ciężar konta 402 "Usługi obce". Inną przyczyną występowania różnic pomiędzy tymi dwoma kontami mogą być błędy księgowe lub pominięcie przeprowadzenia refundacji, czyli przelewu środków z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS lub odwrotnie.

Skoro na dzień bilansowy w księgach rachunkowych pytającej jednostki pozostało niezweryfikowane saldo konta 135 lub 851, to ujawnione w bieżącym roku różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Pytająca jednostka nie ma już bowiem możliwości dokonania odpowiednich zapisów korygujących w księgach poprzedniego roku obrotowego.

Przepisy § 18 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości budżetowej stanowią bowiem, iż ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego kontynuującego działalność powinno nastąpić do dnia 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego rozpatruje zaś i zatwierdza sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego wraz ze sprawozdaniem z wykonania budżetu, w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym (art. 270 ust. 4 ustawy o finansach publicznych).

Przypominamy, iż zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości).