Ewidencja różnic przy przyjmowaniu materiałów do magazynu

Zakupiliśmy w lutym 2015 r. partię materiałów, którą przyjęliśmy do magazynu na podstawie dowodu Pz. W marcu 2015 r. otrzymaliśmy fakturę, z której wynika, że sprzedawca zafakturował ten materiał według nowego cennika. Jest to wielkość istotna. W jaki sposób zaksięgować różnicę figurującą na koncie "Rozliczenie zakupu", skoro materiały ewidencjonujemy w cenach zakupu?

W praktyce często dostawa materiałów do magazynu oraz ich faktyczny zakup mają miejsce w jednostce w różnych terminach. W związku z tym ewidencję przyjęcia materiałów do magazynu, potwierdzoną dowodem Pz, oraz ewidencję operacji zakupu, potwierdzoną fakturą zakupu, warto prowadzić na koncie rozliczeniowym 30 "Rozliczenie zakupu". Dzięki niemu można ustalić, które dostawy materiałów jeszcze do jednostki nie dotarły, a dla których dostaw już przyjętych brakuje faktury. W księgach rachunkowych przyjęcie materiałów do magazynu można ujmować następująco:

- Wn konto 31 "Materiały",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast fakturę, która potwierdza transakcję zakupu materiałów, można zaewidencjonować zapisem:

a) zobowiązanie brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Gdy ewidencja materiałów prowadzona jest w cenach zakupu (czyli wartościach rzeczywistych), tak jak w jednostce opisanej w pytaniu, to na koncie 30 nie powinna powstać żadna różnica (różnica taka mogłaby powstać, gdyby jednostka ewidencjonowała materiały w cenach ewidencyjnych różniących się od ich cen zakupu/nabycia). W pytaniu wskazano, że mimo stosowania cen rzeczywistych, na koncie 30 figuruje jednak saldo. Wynika ono z zastosowania niewłaściwej ceny w magazynie podczas przyjmowania partii materiałów na podstawie dowodu Pz. Ponieważ w ocenie jednostki jest to wielkość znacząca, wskazane jest różnicę pomiędzy wartością przyjmowanych do magazynu materiałów a wartością tych materiałów wynikającą z faktury zakupu zaksięgować za pośrednictwem konta odchyleń od cen ewidencyjnych materiałów. Dokonać tego można następującym zapisem:

1) w przypadku różnicy zmniejszającej wartość materiałów:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów",

2) w przypadku różnicy zwiększającej wartość materiałów:

- Wn konto 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Na koniec okresów sprawozdawczych kwota z konta 34-1 będzie podlegała rozliczeniu na materiały zużyte w procesie produkcji oraz na materiały pozostające w magazynie.

Zapisowi związanemu z wydaniem materiałów do produkcji, który jest ujmowany księgowaniem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 31 "Materiały"

będzie zatem towarzyszył zapis związany z przeksięgowaniem wartości odchyleń przypadających na wydane do produkcji materiały z konta 34-1 na konto zespołu 4 lub 5:

a) przy odchyleniach debetowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów",

b) przy odchyleniach kredytowych

- Wn konto 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów",

- Ma konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5.

Warto zaznaczyć, że gdyby saldo na koncie 30 powstało na skutek zaokrągleń cen podczas przyjęcia materiałów do magazynu i byłaby to wartość nieistotna, wówczas różnicę tę można by zaksięgować bezpośrednio na koncie zespołu 4 lub 5 zapisem:

1) różnica zmniejszająca wartość materiałów

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5,

2) różnica zwiększająca wartość towarów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".