Dofinansowanie letnich wyjazdów małoletnich dzieci pracowników

Jednostka tworząca ZFŚS, zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulaminie funduszu, uwzględniając kryterium socjalne, wypłaca swoim pracownikom dofinansowania do wypoczynku ich małoletnich dzieci. Wypłaty warunkowane są przedstawieniem dowodu poniesienia wydatku oraz złożenie stosownego wniosku. Jak należy ujmować takie wypłaty w księgach rachunkowych oraz jakie są zasady ich opodatkowania i ozusowania?

Dofinansowanie wypoczynku małoletnich dzieci pracowników ze środków ZFŚS podlega ewidencji księgowej z wykorzystaniem konta 85-0 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS).

Na ten temat pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 20 z 10.07.2023 r. na str. 18-24

Wprawdzie, co do zasady, otrzymane przez pracownika dofinansowanie (do wypoczynku małoletniego dziecka) jest świadczeniem pieniężnym skutkującym powstanie przychodu ze stosunku pracy, jednak w odniesieniu do dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 ustawodawca przewidział zwolnienie od podatku (por. art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PDOF). Zgodnie z tym przepisem (lit. a), wolne od podatku dochodowego są - niezależnie od ich wysokości sfinansowane z ZFŚS - dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18. Ponadto dopłaty takie nie podlegają składkom ZUS (tj. zarówno składkom na ubezpieczenia społeczne, jak i ubezpieczenie zdrowotne).

Tak więc przyznaną pracownikowi kwotę dofinansowania ze środków ZFŚS do wypoczynku małoletnich dzieci można ująć w księgach rachunkowych następującym zapisem:

- Wn konto 85-0 (w analityce: ZFŚS),
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (w sytuacji gdy dofinansowanie jest wypłacane razem z wynagrodzeniem za pracę).

W przypadku gdy wypłata dofinansowania następuje z rachunku bieżącego lub gotówką z kasy jednostki (zapisem: Wn konto 24-3 lub konto 23-0, Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa"), konieczne jest dokonanie refundacji środków pieniężnych z rachunku ZFŚS, co może nastąpić zapisem:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",
- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS".